Whistleblowing-Leitlinie - Einhaltung europäischer Vorschriften

1 Einleitung

Diese Whistleblowing-Leitlinie wurde entwickelt, um die Einhaltung der europäischen Vorschriften zu gewährleisten, insbesondere der EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (die „Richtlinie“). Die Richtlinie zielt darauf ab, ein offenes und transparentes Umfeld zu schaffen, das Beschäftigte, Auftragnehmer, Lieferanten, Kunden und andere Interessengruppen ermutigt, vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen nationale und internationale Gesetze, Vorschriften oder ethische Standards zu melden, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

2 Geltungsbereich

Diese Leitlinie gilt für alle natürlichen und juristischen Personen, die mit der KISTERS AG – Aachen, Deutschland und ihren Tochtergesellschaften, die als KISTERS bezeichnet werden, in Verbindung stehen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Beschäftigte, Auftragnehmer, Berater, Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner.

3 Begriffsbestimmungen

1. Hinweisgeber (Whistleblower): Jede Person, die ein Anliegen, eine Beschwerde oder eine Behauptung über einen vermuteten oder tatsächlichen Verstoß gegen europäische Gesetze, Vorschriften oder ethische Standards meldet.
2. Geschützte Offenbarungen: Meldungen, die von Whistleblowern in Übereinstimmung mit dieser Leitlinie gemacht werden, vorbehaltlich der hier dargelegten Bedingungen.
3. Verstöße: Jeder Verstoß gegen europäische Gesetze, Vorschriften oder ethische Standards, der ein erhebliches Risiko für das öffentliche Interesse darstellen kann, wie z. B. Betrug, Korruption, Umweltverstöße, Sicherheitsprobleme oder sonstiges korruptes, betrügerisches, gefährliches oder illegales Fehlverhalten.

4 Mechanismen der Berichterstattung

1. Interne Meldung: Whistleblower werden ermutigt, ihre Anliegen intern über festgelegte Kanäle zu melden, z. B. über die spezielle Whistleblowing-Hotline oder eine sichere Online-Meldeplattform (Jira Service Desk „Whistleblowing“). Diese Kanäle werden von einem designierten Whistleblowing-Beauftragten oder -Team verwaltet, um Vertraulichkeit und Unparteilichkeit zu gewährleisten. Das interne Berichtswesen steht den KISTERS-Mitarbeitern zur Verfügung, wie in der Richtlinie, Art. 8.
2. Externe Meldung: Wenn der Whistleblower der Meinung ist, dass die interne Meldung nicht angemessen ist oder dass nicht darauf reagiert wurde, hat er das Recht, seine Bedenken gemäß der Leitlinie direkt an die zuständigen Behörden zu melden.

5 Vertraulichkeit

Die Identität des Hinweisgebers und der Inhalt der Meldung werden im Rahmen des gesetzlich Zulässigen streng vertraulich behandelt. Eine Offenlegung der Identität des Hinweisgebers erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder der Hinweisgeber ausdrücklich zugestimmt hat.

6 Keine Vergeltungsmaßnahmen

KISTERS verbietet strikt jede Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower, die in gutem Glauben Bedenken melden. Jeder Versuch, Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Whistleblower zu ergreifen, wird mit strengen Disziplinarmaßnahmen geahndet, die bis zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder der vertraglichen Vereinbarung reichen können.

7 Untersuchungsverfahren

Nach Erhalt einer geschützten Meldung leitet KISTERS unverzüglich eine unparteiische und gründliche Untersuchung ein. Der Whistleblowing-Beauftragte oder das Team leitet die Untersuchung und stellt sicher, dass die einschlägigen Gesetze und Vorschriften eingehalten werden.

8 Abhilfemaßnahmen

Wird ein Verstoß bestätigt, werden unverzüglich geeignete Abhilfemaßnahmen ergriffen, um die Angelegenheit zu klären. Dazu können Korrekturmaßnahmen, Disziplinarmaßnahmen oder rechtliche Konsequenzen gehören, je nachdem, was als notwendig erachtet wird und im Einklang mit den geltenden Gesetzen steht.

9 Meldung und Überprüfung

Der Whistleblowing-Beauftragte oder das Whistleblowing-Team erstattet dem Vorstand oder dem zuständigen Leitungsgremium regelmäßig Bericht und gewährleistet so die Überwachung und Überprüfung der Wirksamkeit dieser Whistleblowing-Leitlinie.

10 Kommunikation und Schulung

KISTERS bietet angemessene Schulungs- und Sensibilisierungsprogramme an, um Mitarbeiter und relevante Interessengruppen über diese Politik und die Bedeutung der Meldung möglicher Verstöße aufzuklären.

11 Überprüfung der Leitlinie

Diese Whistleblowing-Leitlinie wird in regelmäßigen Abständen überprüft, um ihre kontinuierliche Wirksamkeit und die Einhaltung der europäischen Vorschriften zu gewährleisten. Erforderliche Aktualisierungen oder Überarbeitungen werden nach Bedarf vorgenommen.

Durch die Einhaltung dieser Whistleblowing-Leitlinie will KISTERS eine Kultur der Integrität, Transparenz und Verantwortlichkeit fördern, das öffentliche Interesse wahren und zu einem fairen und ethischen Geschäftsumfeld im Einklang mit den europäischen Standards beitragen.

Aachen, 1. August 2023

Klaus Kisters (CEO)